Für alle geplanten Video-Besprechungen ist ein Gastgeber erforderlich. Der Gastgeber kann die Videokonferenzeinstellungen so konfigurieren, dass andere Teilnehmer früher als zum geplanten Zeitpunkt beitreten oder die Besprechung ohne den Gastgeber abhalten können. Dies ist hilfreich, wenn der Gastgeber zu spät zur Besprechung kommt oder nicht teilnehmen kann.
Wenn Teilnehmer einer Besprechung nicht beitreten dürfen, bevor der Gastgeber die Besprechung startet, erhalten die Teilnehmer die Benachrichtigung "Warten auf Gastgeber", wenn sie der Besprechung vor dem Gastgeber beitreten möchten.